Der Logistyx-Versandquadrant: Auswahl eines TMS für den PaketversandLernen Sie mehr
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Wie Sie das richtige Versandsystem für Ihr Unternehmen auswählen: Teil 1

Wie können Sie sicher sein, dass Sie das richtige Versandsystem für Ihr Unternehmen wählen? Das ist die Frage Nummer eins, die sich jeder Manager stellt, wenn er die Kosten und Vorteile der Ablösung eines Altsystems abwägt. Es gibt leider keine einfache Antwort. Die Versandabläufe - und die Anforderungen an die Versandsoftware - sind komplexer denn je, und es gibt in der Regel keine "out of the box"-Lösung, die die Bedürfnisse der meisten Verlader erfüllt. Die Auswahl einer Lösung erfordert ein gewisses Maß an Vertrauen, dass die Software tatsächlich wie geplant funktioniert, sobald sie für Ihre Bedürfnisse konfiguriert ist.

In dieser Serie von Beiträgen, Wie Sie das richtige Versandsystem für Ihr Unternehmen auswählen, untersuchen wir, wie Sie Ihre Erfolgschancen verbessern können. Und für diesen Eröffnungsposten werden wir den ersten wichtigen Schritt betrachten:

Erstellen eines Blueprints für Versandanforderungen

Der erste Schritt, den jeder Käufer unternehmen sollte, ist die Erstellung eines Versandbedarfsdokuments oder einer Blaupause, die sowohl "Must have" als auch "Preferred but not required" Betriebsanforderungen definiert. Im Idealfall sollte dieses Dokument erstellt werden, bevor Sie überhaupt mit potenziellen Verkäufern sprechen. Das Dokument muss nicht perfekt sein, aber es ist wichtig, ein allgemeines Arbeitsablaufdokument zu haben, um jeden Dialog mit den Verkäufern zu leiten. Verlader, die dies ohne dieses Dokument tun, können unwissentlich die Kontrolle über das Gespräch an den Softwareanbieter abgeben.

ebook logistyx-quadrant Auswahl eines TMS für den PaketversandDie Erstellung des Anforderungsdokuments mag wie eine gewaltige Aufgabe erscheinen, muss es aber nicht sein. Ein Ansatz besteht darin, die vorhandene Dokumentation für Ihr aktuelles System als Ausgangspunkt zu nehmen. Es ist möglich, dass sich Ihr System seit der Erstellung des Dokuments geändert hat, aber das kann vermerkt werden.

Bitten Sie als nächsten Schritt die Mitglieder des operativen Teams, Ihnen dabei zu helfen, den bestehenden und zukünftigen Versandablauf auf einer Tafel zu kartieren. Während Sie diesen Prozess durchlaufen, versuchen Sie zu vermeiden, nur daran zu denken, die Funktionalität des derzeitigen Systems zu ersetzen. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie den aktuellen und zukünftigen Versandbedarf ermitteln sollten, der für Ihr Unternehmen von erheblichem Wert sein kann.

Zum Beispiel:

  • Werden bestimmte Sendungen aufgrund von Rechnungs-, Etikettierungs- oder Dokumentenaufgaben, die Ihr aktuelles System nicht bewältigen kann, manuell bearbeitet?
  • Kann Ihre Auftragserfassungsabteilung auf das Versandsystem zugreifen, um genaue Versandtarife für Kundenbestellungen anzugeben?
  • Können andere Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Einkauf auf Ihr Versandsystem zugreifen, um Sendungen außerhalb des Lagers zu bearbeiten?
  • Gibt es andere Carrier, die Sie gerne in Ihr Portfolio aufnehmen würden, die aber durch die derzeitigen Systembeschränkungen verhindert werden?
  • Planen Sie, Ihre E-Commerce-Aktivitäten zu erweitern? Kann Ihr gegenwärtiges Versandsystem dies berücksichtigen?
  • Sind Sie bereit, neue internationale Kundenaufträge zu bearbeiten, wenn Ihr E-Commerce-Geschäft wächst?

Ziel ist es, die spezifischen Ergebnisse, die Sie von dem neuen System erwarten, und die Metriken, die Sie zur Messung der Ergebnisse benötigen, zu definieren und zu priorisieren. Wenn Ihr Auftrag darin besteht, die Transportkosten um 10% zu senken, welche spezifischen Funktionen sind dann erforderlich, um diese Senkung zu erreichen? Wenn Sie Zuschläge aufgrund fehlerhafter Adressen reduzieren wollen, was ist im neuen System erforderlich und wie werden Sie die Ergebnisse messen? Dies sind nur einige wenige Ideen, die Sie bei der Entwicklung Ihres Anforderungsdokuments berücksichtigen sollten.

Organisationsweiter Dialog ist entscheidend

Um sicherzustellen, dass das neue System den größtmöglichen Nutzen bringt, sollten alle Abteilungen, die für ihre Arbeit Versandinformationen benötigen, zur Mitarbeit aufgefordert werden. Obwohl sich Versandsysteme traditionell im Lager befinden, werden genaue Versandinformationen routinemäßig von Mitarbeitern in Einkauf, Verkauf, Auftragserfassung, Kundendienst und Finanzen benötigt.

Wie möchten diese Abteilungen auf Versandinformationen zugreifen? Welche Informationen verwenden sie in der Regel, wie erhalten sie diese, und wie könnten Sie diese verbessern? Welche zusätzlichen Informationen würden sie gerne haben?

Ein organisationsweiter Dialog kann Zeit in Anspruch nehmen und mehr Feedback als geplant erzeugen, aber er kann auch große Einsparungsmöglichkeiten aufdecken, die sonst verpasst worden wären. Nachfolgend sind beispielsweise einige von Verladern aufgeworfene Fragen aufgeführt:

  • "Wir haben ein Versandanforderungsblatt, das manuell mit der Lieferadresse usw. ausgefüllt und dann mit dem Paket an die Versandabteilung geschickt wird, wo es manuell in das Versandsystem eingegeben wird. Dieser Vorgang ist fehleranfällig und zeitaufwendig."
  • "Die Big-Box-Speicher benötigen spezifische Daten zum Füllen von Trägerreferenzfeldern für die Übertragung an den Träger. Wir tun dies heute, indem wir den Spediteur Freiform-Vermerke auf dem Kommissionierschein lesen und eintippen lassen. Wenn ein Fehler auftritt, werden wir von unserem Kunden mit einer Geldstrafe belegt. Wir würden diesen Prozess gerne automatisieren".
  • "In den Leitfäden für die Routenplanung von Kunden wird die Bearbeitung von Sendungen per Unfrei und/oder Rechnungsstellung an Dritte vorgeschrieben. Zu oft haben wir diese Bestellungen irrtümlich "im Voraus bezahlt und addiert" versandt, nur damit der Kunde die Zahlung der Versandkosten verweigert, wie in den Leitfäden angegeben. Ich würde denken, dass dies programmatisch erfolgen könnte, um den manuellen Eingriff zu eliminieren. Können Sie helfen?"
  • "Wir würden es begrüßen, wenn das System Sendungskonsolidierungen für uns identifizieren und kennzeichnen würde - sowohl bei inländischen als auch bei internationalen Sendungen. Wie können wir das tun?"

Dies sind nur einige Beispiele für Möglichkeiten, die, wenn sie einmal entdeckt sind, den Arbeitsablauf rationalisieren und Kosten in Bereichen reduzieren können, die vielleicht übersehen wurden.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um zu besprechen, wie unsere Technologie Ihre Paketversand-Initiativen schnell auf die nächste Stufe bringen kann. Wir freuen uns auf weitere Beiträge in dieser Reihe, die Empfehlungen zur Auswahl der richtigen Lösung für die wachsende Komplexität des Paketversands geben.