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Comment choisir le bon système de transport maritime pour votre entreprise : Première partie

Comment pouvez-vous être sûr de choisir le bon système de transport maritime pour votre entreprise ? C'est la question numéro un à laquelle tout gestionnaire doit répondre lorsqu'il évalue les coûts et les avantages du remplacement d'un système existant. Il n'y a malheureusement pas de réponse facile. Les opérations d'expédition - et les exigences en matière de logiciels d'expédition - sont plus complexes que jamais ; et il n'existe généralement pas de solution "prête à l'emploi" qui réponde aux besoins de la plupart des expéditeurs. Le choix d'une solution exige un certain niveau de confiance dans le fait que le logiciel fonctionnera effectivement comme prévu une fois qu'il aura été configuré pour vos besoins.

Dans cette série d'articles intitulée "Comment choisir le bon système de transport maritime pour votre entreprise", nous allons examiner comment améliorer vos chances de réussite. Et pour ce premier article, nous allons examiner la première étape importante :

Créer un schéma directeur des exigences en matière de transport maritime

La première étape que tout acheteur doit franchir est de créer un document ou un schéma directeur des exigences d'expédition qui définit les exigences opérationnelles "à avoir" et "préférées mais non requises". Idéalement, ce document devrait être rédigé avant même que vous ne commenciez à parler aux vendeurs potentiels. Le document ne doit pas nécessairement être parfait, mais il est important d'avoir un document général de déroulement des opérations pour guider tout dialogue avec les vendeurs. Les expéditeurs qui s'en passent peuvent involontairement confier le contrôle de la conversation au fournisseur de logiciels.

Quadrant logistique ebook Choisir un TMS pour l'expédition de colisLa création du document d'exigences peut sembler une tâche ardue, mais elle n'est pas forcément nécessaire. Une approche consiste à prendre la documentation existante pour votre système actuel et à l'utiliser comme point de départ. Il y a de fortes chances que votre système ait changé depuis la création du document, mais cela peut être noté.

Dans un deuxième temps, invitez les membres de l'équipe opérationnelle à vous aider à cartographier sur un tableau blanc le flux de travail actuel et futur en matière d'expédition. Au cours de ce processus, essayez d'éviter de penser uniquement au remplacement des fonctionnalités du système actuel. C'est le moment d'identifier les besoins actuels et futurs en matière d'expédition qui peuvent apporter une valeur significative à votre entreprise.

Par exemple :

  • Certains envois sont-ils traités manuellement en raison de tâches de facturation, d'étiquetage ou de documents que votre système actuel ne peut pas traiter ?
  • Votre service de saisie des commandes peut-il accéder au système d'expédition pour proposer des tarifs d'expédition précis sur les commandes des clients ?
  • D'autres services tels que les ventes, le marketing et les achats peuvent-ils accéder à votre système d'expédition pour traiter les expéditions hors entrepôt ?
  • Y a-t-il d'autres transporteurs que vous aimeriez ajouter à votre portefeuille mais qui en sont empêchés par les limites actuelles du système ?
  • Vous envisagez de développer vos activités de commerce électronique ? Votre système d'expédition actuel peut-il s'y adapter ?
  • Êtes-vous prêt à traiter de nouvelles commandes de clients internationaux à mesure que votre activité de commerce électronique se développe ?

L'objectif est de définir et de classer par ordre de priorité les résultats spécifiques que vous attendez du nouveau système et les mesures dont vous avez besoin pour évaluer les résultats. Si votre mandat consiste à réduire les coûts de transport de 10 %, quelle fonctionnalité spécifique est nécessaire pour parvenir à cette réduction ? Si vous voulez réduire les surcharges dues à des adresses incorrectes, que faut-il dans le nouveau système et comment allez-vous mesurer les résultats ? Ce ne sont là que quelques idées à prendre en compte lors de l'élaboration de votre document d'exigences.

Le dialogue à l'échelle de l'organisation est essentiel

Afin de garantir que le nouveau système offre toute la valeur qu'il peut, invitez tous les services ayant besoin d'informations sur les expéditions à faire leur travail. Bien que les systèmes d'expédition soient traditionnellement situés dans l'entrepôt, les employés des services des achats, des ventes, de la saisie des commandes, du service clientèle et des finances ont régulièrement besoin d'informations précises sur les expéditions.

Comment ces services souhaiteraient-ils accéder aux informations sur les transports maritimes ? Quelles informations utilisent-ils généralement, comment les obtiennent-ils et comment pourriez-vous les améliorer ? Quelles informations supplémentaires souhaiteraient-ils obtenir ?

Le dialogue à l'échelle de l'organisation peut prendre du temps et générer plus de réactions que prévu, mais il peut aussi permettre de découvrir de grandes possibilités d'économies qui auraient autrement été manquées. Voici, par exemple, quelques questions soulevées par les expéditeurs :

  • "Nous avons une fiche de demande d'expédition qui est remplie manuellement avec l'adresse de livraison, etc., puis envoyée avec le colis au service d'expédition, où elle est saisie manuellement dans le système d'expédition. Ce processus est sujet à des erreurs et prend beaucoup de temps".
  • "Les magasins à grande surface exigent des données spécifiques pour remplir les champs de référence du transporteur en vue de leur transmission au transporteur. Nous le faisons aujourd'hui en demandant à l'opérateur maritime de lire et de saisir des notes libres sur le bordereau de prélèvement. S'il y a une erreur, notre client nous impose une amende. Nous aimerions automatiser ce processus".
  • "Les guides d'acheminement des clients exigent que les envois soient traités en port dû et/ou par facturation à un tiers. Trop souvent, nous avons expédié par erreur ces commandes "prépayées et additionnées" pour que le client refuse de payer les frais d'expédition comme indiqué dans le guide d'acheminement. Je pense que cela pourrait être fait de façon programmatique pour éliminer l'intervention manuelle. Pouvez-vous nous aider ?
  • "Nous aimerions que le système identifie et signale pour nous les regroupements de cargaisons, tant pour les expéditions nationales qu'internationales. Comment pouvons-nous faire cela ?

Ce ne sont là que quelques exemples de domaines d'opportunités qui, une fois découverts, peuvent rationaliser le flux de travail et réduire les coûts dans des domaines qui auraient pu être négligés.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour discuter de la manière dont notre technologie peut rapidement faire passer vos initiatives d'envoi de colis à un niveau supérieur et restez à l'écoute des autres articles de cette série qui fournissent des recommandations sur la manière de choisir la bonne solution pour faire face aux complexités croissantes de l'envoi de colis.